Kantor depan (front office) merupakan department yang penting
dalam menunjang berjalannya operasional di hotel. Di front office juga ada
bermacam-macam bagian antara lain: reception,
bell boy, operator, reservation, dll.
1. Pengertian Telephone Operator
Bagian operator juga bagian terpenting dalam sebuah
hotel.seorang telepon operator harus bersikap ramah dalam memberikan pelayanan
kepada tamu. Karena lawan bicara tidak terlihat, karyawan di bagian telephone
operator tidak berhak memberikan informasi kepada penelepon tentang keadaan
tamu diluar kamar, walaupun itu sangat diminta oleh penelepon, sebab hal itu
akan mengganggu ketenangan dan privasi tamu, dan bisa saja si penelepon
memiliki niat yang tidak baik. Telephone operator juga disebut ujung tombak
dari suatu perusahaan,karena para petugas dibagian ini memegang peran sebagai
penyambung lidah antara perusahaan. Sebagai ujung tombak, seorang telepon
operator harus mampu mengembangkan kepribadiannya di dalam bertelepon. Suara
anda harus berirama baik, kata-kata yang diucapkan harus jelas, intonasi suara
penuh keramahan, penuh perhatian dan selalu berkonsentrasi setiap melakukan
perbincangan. Petugas telepon operator harus mampu dan memahami seluk beluk
telepon, baik local maupun internasiona, dan juga harus mampu mengucapkan
“spelling board” dengan benar dan juga hafal dengan extention number yang ada
dihotel.
2.
Tugas Dan Tanggung Jawab Telephone
Operator
Tugas utama seorang telepon operator adalah menerima atau
menyambungkan telepon, dari atau untuk tamu dihotel maupun diluar hhottel.
Disamping tugas utama, ada beberapa tugas lain, yaitu:
·
Memberikan
pelayanan wake up call
·
Mengoperasikan
switch board
·
Memberikan
informasi kepada tamu
·
Pelayanan
pemutaran kaset/video/public music
·
Membuat
telepon billing
·
Menerima
pesan dari tamu, untuk tamu
·
Menjaga
kebersihan area kerja
·
Menjaga
sopan santun bertelepon
·
Melayani
sambungan local, interlokal, dan internasional
·
Menerima
dan mengirim faxcimile dari tamu maupun dari manajemen hotel
·
Membuat
laporan sambungan telepon local, interlokal, maupun internasional
·
Menangani
laporan ancaman bom
·
3.
Perlengkapan Telephone Operator
·
Switch
Board
·
Telepon
set
·
Head
Set
·
Komputer
·
Meja
Operator
·
Kursi
Operator
·
Papan
tulis, white board
·
Kunci
Operator
·
Jam
dinding
·
Filling
cabinet
·
Video
System
·
Audio
system
·
Tape
Recorde
·
Paging
Board
4.
Alphabetical
Untuk mengeja nama tamu berikut ini dijelaskan mengenai bagaimana cara
mengeja nama tamu secara standar internasional.
A : Alpha
B : Bravo
C : Charlie
D : Delta
E : Echo
F : Foxtrot
G : Golf
H : Hotel
I : India
J : Juliet
K : Kilo
L : Lima
M : Mike
N : November
O : Oscar
P : Papa
Q : Quebec
R : Romeo
S : Sierra
T : Tango
U : Uniform
V : Victor
W : Whiskey
X : X-ray
Y : Yankee
Z : Zulu
5.
Jenis-jenis sambungan telepon
a. Hubungan antara bagian departemen
dihotel (intern call) yaitu jenis hubungan yang terjadi di dalam lingkungan
hotel.
b. Hubungan local (local call) yaitu
komunikasi telepon yang masih termasuk dalam 1 wilayah saluran telepon atau
kode area.
c. Hubungan interlokal (interlocal call)
adalah hubungan dari satu wilayah ke wilayah lain melalui sambungan telepon.
Hubungan ini sering terjadi antar kota atau keluar pulau.
d. Hubungan internasional (international
call) yaitu komunikasi telepon yang terjadi dari satu Negara ke Negara lain di
luar negri atau sering disebut overseas call. Memungkinkan pemanggil di suatu
Negara menghubungi nomor telepon di Negara lain dengan memutar nomor awalan
internasional, kode Negara, nomor nasional Negara yang dipanggil ( tanpa angka
nol didepannya), dan nomor telepon yang dituju.
6.
Istilah-istilah di Telepon Operator
a. Collect Call : permintaan percakapan
telepon yang mana tagihan telepon ditagihkan pada penerima telepon.
b. Talk Free Call : percakapan telepon
luar negeri atau dalam negeri lewat di system pelayanan otomatis yang biayanya
di bedakan kepada orang yang di panggil. Nomor talk free call biasanya di
bedakan secara umum kepada siapa saja yang yang membutuhkannya, biasanya dalam
bidang bisnis.
c. Fix time Call : permintaan percakapan
telepon yang waktunya ditenukan oleh pemanggil dengan persetujuan operator.
d. Conference call : percakapan telepon
oleh tiga orang atau lebih dengan menggunakan perlengkapan tertentu.
e. Credit Card Call : Permintaan
percakapan telepon yang pebayarannya di tanngung oleh pemegang kartu kredit.
7.
Syarat- syarat seorang Telepon
operator
a. Dapat berkomunikasi denagn bahasa
asing (inggris, Itali, Jepang, mandarin, Francis, dll)
b. Tidak mengalami gangguan pada pita
suara
c. Dapat bekerja sama dengan teman
d. Sopan dan ramah
SEMOGA BERMANFAAT J
