Senin, 01 Februari 2016

Telephone Operator Front Office







Kantor depan (front office) merupakan department yang penting dalam menunjang berjalannya operasional di hotel. Di front office juga ada bermacam-macam bagian antara lain:  reception, bell boy, operator, reservation, dll.
1.      Pengertian Telephone Operator

Bagian operator juga bagian terpenting dalam sebuah hotel.seorang telepon operator harus bersikap ramah dalam memberikan pelayanan kepada tamu. Karena lawan bicara tidak terlihat, karyawan di bagian telephone operator tidak berhak memberikan informasi kepada penelepon tentang keadaan tamu diluar kamar, walaupun itu sangat diminta oleh penelepon, sebab hal itu akan mengganggu ketenangan dan privasi tamu, dan bisa saja si penelepon memiliki niat yang tidak baik. Telephone operator juga disebut ujung tombak dari suatu perusahaan,karena para petugas dibagian ini memegang peran sebagai penyambung lidah antara perusahaan. Sebagai ujung tombak, seorang telepon operator harus mampu mengembangkan kepribadiannya di dalam bertelepon. Suara anda harus berirama baik, kata-kata yang diucapkan harus jelas, intonasi suara penuh keramahan, penuh perhatian dan selalu berkonsentrasi setiap melakukan perbincangan. Petugas telepon operator harus mampu dan memahami seluk beluk telepon, baik local maupun internasiona, dan juga harus mampu mengucapkan “spelling board” dengan benar dan juga hafal dengan extention number yang ada dihotel.

2.      Tugas Dan Tanggung Jawab Telephone Operator

Tugas utama seorang telepon operator adalah menerima atau menyambungkan telepon, dari atau untuk tamu dihotel maupun diluar hhottel. Disamping tugas utama, ada beberapa tugas lain, yaitu:
·         Memberikan pelayanan wake up call
·         Mengoperasikan switch board
·         Memberikan informasi kepada tamu
·         Pelayanan pemutaran kaset/video/public music
·         Membuat telepon billing
·         Menerima pesan dari tamu, untuk tamu
·         Menjaga kebersihan area kerja
·         Menjaga sopan santun bertelepon
·         Melayani sambungan local, interlokal, dan internasional
·         Menerima dan mengirim faxcimile dari tamu maupun dari manajemen hotel
·         Membuat laporan sambungan telepon local, interlokal, maupun internasional
·         Menangani laporan ancaman bom
·         

3.      Perlengkapan Telephone Operator
·         Switch Board
·         Telepon set
·         Head Set
·         Komputer
·         Meja Operator
·         Kursi Operator
·         Papan tulis, white board
·         Kunci Operator
·         Jam dinding
·         Filling cabinet
·         Video System
·         Audio system
·         Tape Recorde
·         Paging Board
4.      Alphabetical
Untuk mengeja nama tamu berikut ini dijelaskan mengenai bagaimana cara mengeja nama tamu secara standar internasional.

A : Alpha
B : Bravo
C : Charlie
D : Delta
E : Echo
F : Foxtrot
G : Golf
H : Hotel
I : India
J : Juliet
K : Kilo
L : Lima
M : Mike
N : November
O : Oscar
P : Papa
Q : Quebec
R : Romeo
S : Sierra
T : Tango
U : Uniform
V  : Victor
W : Whiskey
X  : X-ray
Y : Yankee
Z : Zulu



5.      Jenis-jenis sambungan telepon
a.      Hubungan antara bagian departemen dihotel (intern call) yaitu jenis hubungan yang terjadi di dalam lingkungan hotel.
b.      Hubungan local (local call) yaitu komunikasi telepon yang masih termasuk dalam 1 wilayah saluran telepon atau kode area.
c.       Hubungan interlokal (interlocal call) adalah hubungan dari satu wilayah ke wilayah lain melalui sambungan telepon. Hubungan ini sering terjadi antar kota atau keluar pulau.
d.      Hubungan internasional (international call) yaitu komunikasi telepon yang terjadi dari satu Negara ke Negara lain di luar negri atau sering disebut overseas call. Memungkinkan pemanggil di suatu Negara menghubungi nomor telepon di Negara lain dengan memutar nomor awalan internasional, kode Negara, nomor nasional Negara yang dipanggil ( tanpa angka nol didepannya), dan nomor telepon yang dituju.
6.      Istilah-istilah di Telepon Operator
a.      Collect Call : permintaan percakapan telepon yang mana tagihan telepon ditagihkan pada penerima telepon.
b.      Talk Free Call : percakapan telepon luar negeri atau dalam negeri lewat di system pelayanan otomatis yang biayanya di bedakan kepada orang yang di panggil. Nomor talk free call biasanya di bedakan secara umum kepada siapa saja yang yang membutuhkannya, biasanya dalam bidang bisnis.
c.       Fix time Call : permintaan percakapan telepon yang waktunya ditenukan oleh pemanggil dengan persetujuan operator.
d.      Conference call : percakapan telepon oleh tiga orang atau lebih dengan menggunakan perlengkapan tertentu.
e.      Credit Card Call : Permintaan percakapan telepon yang pebayarannya di tanngung oleh pemegang kartu kredit.


7.      Syarat- syarat seorang Telepon operator
a.      Dapat berkomunikasi denagn bahasa asing (inggris, Itali, Jepang, mandarin, Francis, dll)
b.      Tidak mengalami gangguan pada pita suara
c.       Dapat bekerja sama dengan teman
d.      Sopan dan ramah




SEMOGA BERMANFAAT J

1 komentar: